Giriş
Satış temsilciniz potansiyel bir müşteriyle harika bir görüşmeyi tamamlıyor. Destek ekibinden biri, bir sorunun çözüldüğünü doğrulamak için kısa mesaj gönderiyor. Bir yönetici, müşteri şikayetini incelemek için bir arama kaydını dinliyor.
Bu görüşmelerin hepsi RingCentral'da gerçekleşiyor. Ancak biri bunları HubSpot'a elle eklemediği sürece CRM'de hiç görünmüyor.
Bu, büyüyen ekiplerde sık görülen bir sorundur. HubSpot'un amacı herkese müşteri etkileşimlerinin eksiksiz bir görünümünü sunmaktır, ancak aramalar ve kısa mesajlar çoğu zaman ayrı bir sistemde kalır. Temsilciler her görüşmeden sonra notları HubSpot'a kopyalamak zorunda kalır. İşler yoğunlaştığında bunu unuturlar ve önemli ayrıntılar kaybolur.
Bu rehberde RingCentral'ı HubSpot ile bağlamanın üç yoluna, iyi bir entegrasyonun hangi bilgileri yakalaması gerektiğine ve dikkat etmeniz gereken bazı yaygın sorunlara göz atacağız.
Ayrıca aramaları, kısa mesajları ve ses kayıtlarını yapay zeka tarafından oluşturulan özetlerle birlikte HubSpot'a otomatik olarak senkronize eden, geliştirdiğimiz özel bir entegrasyonu da adım adım anlatacağız.
Aramalarınız ve Mesajlarınız Neden HubSpot'ta Olmalı?
Ekibiniz haftada yalnızca bir avuç arama yapıyorsa, bunları elle kaydetmek büyük bir sorun gibi görünmeyebilir. Ancak aramalar ve kısa mesajlar müşteri iletişiminizin düzenli bir parçası haline geldiğinde, bunları HubSpot dışında tutmak çeşitli sorunlara yol açar.
Eksik müşteri geçmişi
Bir satış temsilcisi HubSpot'ta bir kişiyi açıyor ve e-postaları ile toplantıları görüyor, ancak son birkaç güne ait arama veya kısa mesaj kaydı yok. Bu bağlam olmadan görüşmeyi doğal bir şekilde sürdürmek daha zordur.
Manuel iş birikir
Her aramadan sonra HubSpot'a not eklemek zaman alır. Yoğun günlerde temsilciler bunu çoğu zaman ertelerler veya tamamen atlarlar. Zamanla önemli bilgiler dışarıda kalır.
Arama kayıtlarını bulmak zordur
Ses kayıtları yalnızca RingCentral'da saklandığında, ekip üyeleri bir görüşmeyi dinlemek istediklerinde tarihlere ve telefon numaralarına göre arama günlüklerini taramak zorunda kalır.
Takipler kolayca gözden kaçabilir
Bir müşteri geri arama talebiyle kısa mesaj gönderebilir, ancak kimse bunu HubSpot'a eklemezse, birinin takip ettiğinden emin olacak bir görev veya hatırlatıcı olmaz.
Raporlar resmin tamamını göstermez
HubSpot yalnızca kendisine ulaşan aktivite hakkında rapor verebilir. Aramalar ve mesajlar kaydedilmiyorsa, yöneticiler ne kadar iletişim yaşandığına veya ekibin takipleri ne kadar etkili yaptığına dair doğru bir görünüme sahip olmaz.
Hedef basit: her arama ve kısa mesaj, ses kaydı ve kısa bir özetle birlikte doğru HubSpot kişisinde otomatik olarak görünmelidir. Kimsenin bu bilgiyi elle girmesi gerekmemelidir.
RingCentral ve HubSpot'u Bağlamanın 3 Yolu
RingCentral'ı HubSpot ile bağlamanın birkaç yolu var. Doğru seçim; RingCentral planınıza, ekibinizin nasıl çalıştığına ve senkronize edilen veriler üzerinde ne kadar kontrol istediğinize bağlıdır.
Seçenek 1: RingCentral'ın Resmi HubSpot Uygulaması
RingCentral'ın, HubSpot App Marketplace üzerinden sunulan RingEX by RingCentral adında resmi bir HubSpot entegrasyonu vardır. RingCentral'ın arama özelliklerini doğrudan HubSpot'a getiren, HubSpot Certified App onaylı bir uygulamadır.
Marketplace sayfasına göre entegrasyon şunları destekler:
- Tek tıkla arama (click-to-dial) ile doğrudan HubSpot'tan arama yapmak.
- HubSpot aktivite kayıtlarına arama sonuç durumları (disposition) eklemek.
- Aramaları kişilere, şirketlere, anlaşmalara ve destek taleplerine (ticket) kaydetmek.
- Arama kayıtlarını, SMS mesajlarını ve notları kişi kayıtlarına otomatik olarak eklemek.
- Arama özetleri oluşturmak için RingCentral'ın AI Assistant özelliğini kullanmak.
Kullanabilmek için bir RingEX Core, Advanced veya Ultra planına ihtiyacınız var.
Aramayı HubSpot'a taşımanın basit bir yolunu isteyen ekipler için bu iyi bir başlangıç noktasıdır. Ancak ekibin tamamında kullanıma almadan önce entegrasyonu kendi kurulumunuzla test etmekte fayda var.
Bu yazının hazırlandığı sırada HubSpot App Marketplace sayfasının 103 değerlendirmeden 5 üzerinden 2,6 puanı bulunuyor.
Seçenek 2: Zapier veya Make
Özel bir entegrasyon geliştirmek istemiyorsanız, Zapier ve Make gibi otomasyon platformları RingCentral'ı HubSpot ile bağlayabilir. Örneğin yeni bir arama veya SMS alındığında çalışan ve bunu HubSpot'a otomatik olarak aktivite olarak ekleyen bir iş akışı oluşturabilirsiniz.
Bu yaklaşım, gereksinimleri basit ve arama ile mesaj hacmi nispeten düşük olan küçük ekipler için iyi çalışır. Ancak arama kayıtlarını yakalamanız, yapay zeka özetleri oluşturmanız, her dahili hattı kapsamanız veya görüşmeleri doğru kişilerle eşleştirmeniz gerektiğinde işler karmaşıklaşır.
Sürekli maliyet de göz önünde bulundurulmalıdır. Her iki platform da genellikle görev veya işlem kullanımına göre ücret alır; bu nedenle otomasyonunuz daha fazla aktiviteyi ele aldıkça maliyetler artabilir.
Seçenek 3: Özel API Entegrasyonu
Özel bir entegrasyon, RingCentral ve HubSpot'u API'leri üzerinden doğrudan birbirine bağlar.
Küçük bir backend servisi, RingCentral'dan gelen aramaları, kısa mesajları ve ses kayıtlarını izler. Ardından HubSpot'ta eşleşen kişiyi bulur ve ilgili bilgileri aktivite zaman çizelgesine ekler.
Bu, mevcut bir uygulamayı veya no-code platformunu kullanmaktan daha fazla geliştirme çalışması gerektirir, ancak çok daha fazla esneklik sağlar.
Hangi bilgilerin kaydedileceğine, kişilerin nasıl eşleştirileceğine, her aktivitenin hangi ekip üyesine ait olacağına ve yapay zeka tarafından oluşturulan arama özetleri gibi hangi ek ayrıntıların dahil edileceğine tam olarak siz karar verirsiniz.
Hızlı Karşılaştırma
| Özellik | Resmi Uygulama | Zapier / Make | Özel API |
|---|---|---|---|
| Kurulum süresi | Hızlı | Hızlı | Birkaç gün ile birkaç hafta arası |
| Tek tıkla arama | Evet | Hayır | İsteğe bağlı |
| Arama ve SMS kaydı | Evet | Evet, olay (event) kurulumuyla | Evet |
| Arama kayıtları | Evet | Sınırlı | Evet |
| Yapay zeka özetleri | RingCentral AI Assistant | Ek adımlarla mümkün | Tamamen özelleştirilebilir |
| Her dahili hat | Kullanıcı kurulumuna bağlı | Yönetmesi daha zor | Evet |
| Kişi ve sahip eşleştirme | Uygulamanın kendi kuralları | Temel | Özel kurallar |
| Sürekli maliyet | Uygun RingEX planlarına dahildir | Görev başına ücretlendirme | Barındırma ve bakım |
| En uygun olduğu durum | Aramayı HubSpot içinde isteyen ekipler | Basit, düşük hacimli iş akışları | Ölçekte eksiksiz kayıt |
İyi Bir Entegrasyon Neleri Kaydetmeli?
Hangi entegrasyon yöntemini seçerseniz seçin, ekibinizin gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgileri yakaladığından emin olun.
Eksiksiz bir RingCentral ve HubSpot entegrasyonu, ilgili her kişi kaydında şu ayrıntıları içermelidir:
| Bilgi | Neden Önemli |
|---|---|
| Arama ayrıntıları | Aramanın yönünü, zamanını, süresini ve sonucunu gösterir. |
| Arama kaydı | Temsilcilerin ve yöneticilerin RingCentral içinde arama yapmak zorunda kalmadan önemli görüşmeleri dinlemesine olanak tanır. |
| Yapay zeka arama özeti | Kaydın tamamını dinlemeye gerek kalmadan görüşmenin hızlı bir özetini sunar. |
| SMS mesajları | Kısa mesaj görüşmelerini aramalar ve e-postalarla birlikte tek bir yerde tutar. |
| Arama sahibi | Etkileşimi hangi ekip üyesinin yürüttüğünü göstererek raporlamaya ve takiplere yardımcı olur. |
| İlişkilendirmeler | Aktiviteyi yalnızca kişiye değil, ilgili şirkete, anlaşmaya veya destek talebine de bağlar. |
Mevcut kurulumunuz bu bilgilerin yalnızca bir kısmını yakalıyorsa, bu iyileştirilmesi gerektiğinin iyi bir işaretidir.
Özel Bir RingCentral ve HubSpot Senkronizasyonu Nasıl Çalışır?
Özel bir entegrasyon geliştirmek karmaşık gelebilir, ancak temel süreç oldukça basittir.
Birisi arama yaptığında veya kısa mesaj gönderdiğinde şunlar olur:
1. Aktiviteyi yakalama
Bir backend servisi, tüm dahili hatlardaki yeni aramalar, SMS mesajları ve ses kayıtları için RingCentral API'sini izler.
2. Eşleşen kişiyi bulma
Servis telefon numarasını temizler ve HubSpot'ta aynı numaraya sahip bir kişiyi arar. Eşleşen bir kişi yoksa yeni bir kişi oluşturabilir.
3. Yapay zeka özeti oluşturma
Kaydı bulunan aramalar için bir yapay zeka modeli görüşmeyi işler ve kısa bir özet oluşturur. Özet, ana tartışma noktalarını ve görüşme sırasında belirtilen takip eylemlerini içerebilir.
4. Her şeyi HubSpot'a kaydetme
Arama veya kısa mesaj; ses kaydı bağlantısı, yapay zeka özeti ve doğru aktivite sahibiyle birlikte kişinin HubSpot zaman çizelgesine eklenir.
5. İlgili kayıtları bağlama
Gerektiğinde aktivite, ilgili şirket, anlaşma veya destek talebiyle de ilişkilendirilir.
Her şey kurulduktan sonra süreç arka planda otomatik olarak çalışır; genellikle arama bittikten birkaç saniye sonra tamamlanır. Temsilcilerin elle bir şey güncellemesi gerekmez.
Yaygın Sorunlar ve Çözümleri
Entegrasyon sorunlarının çoğuna zorunlu olarak RingCentral veya HubSpot'un kendisi neden olmaz. Çoğu zaman veri tutarsızlıklarından veya kurulumdaki küçük eksikliklerden kaynaklanır.
İşte bazı yaygın sorunlar ve bunlarla nasıl başa çıkılacağı.
| Sorun | Ne Olur | Nasıl Çözülür |
|---|---|---|
| Farklı telefon numarası biçimleri | RingCentral +14155550123 gibi bir numara gönderirken HubSpot bunu (415) 555-0123 olarak saklar. Entegrasyon eşleşme bulamaz. | Tek bir uluslararası telefon numarası biçimi kullanın ve entegrasyonu yayına almadan önce mevcut kayıtları temizleyin. |
| Mükerrer kişiler | İki kişi aynı telefon numarasını paylaşır, bu nedenle bir aktivite yanlış kayda eklenebilir. | Mükerrer kişileri gözden geçirip birleştirin, ardından net eşleştirme kuralları belirleyin. |
| Eksik dahili hatlar | Bazı ekip üyelerinin aramaları HubSpot'ta hiç görünmez. | Tüm dahili hatların kapsanması için hesap düzeyinde senkronizasyon kurun. |
| Yanlış aktivite sahibi | Her arama, onu yürüten kişi yerine aynı yönetici kullanıcının altında görünür. | Her RingCentral dahili hattını doğru HubSpot kullanıcısıyla eşleştirin. |
| Ses kayıtları oynatılmıyor | HubSpot'taki bir ses kaydı bağlantısı bozuktur veya ayrı bir RingCentral girişi gerektirir. | Kayıtları, ekibin uygun izinlerle erişebileceği bir yerde saklayın. |
| Mükerrer aktiviteler | Aynı arama HubSpot'a birden fazla kez eklenir. | Her RingCentral arama kimliğini (call ID) kaydedin ve zaten işlenip işlenmediğini kontrol edin. |
| Senkronizasyon hataları fark edilmiyor | Entegrasyon çalışmayı durdurur, ancak kimse günler sonrasına kadar fark etmez. | Başarısız senkronizasyonları yakalamak için hata uyarıları ve otomatik yeniden deneme mantığı ekleyin. |
Deneyimlerimize göre telefon numarası biçimlerini ve kullanıcı eşleştirmesini en baştan doğru yapmak, bu sorunların çoğunu önleyebilir.
Gerçek Bir Örnek: RingCentral HubSpot Entegrasyonumuz
Müşterilerimizden birinin satış ve destek ekipleri her gün aramaları ve kısa mesajları RingCentral üzerinden yönetiyordu.
Ekipleri, HubSpot'taki aktiviteleri her dahili hat için ayrı ayrı elle kaydediyordu. Bu her hafta saatler sürüyordu ve buna rağmen müşteri kayıtları çoğu zaman eksik kalıyordu.
Bu süreci, RingCentral API'sini HubSpot API'siyle bağlayan, Python ile geliştirilmiş doğrudan bir API entegrasyonuyla değiştirdik.
İşleyişi şöyledir:
1. Otomatik arama ve SMS yakalama
Bir Python servisi, her dahili hattaki yeni aramalar, kısa mesajlar ve ses kayıtları için RingCentral'ı izler.
2. Yapay zeka tarafından oluşturulan özetler
Her etkileşim, görüşmenin ne hakkında olduğunu açıklayan kısa bir yapay zeka özeti oluşturmak üzere işlenir.
3. Otomatik HubSpot senkronizasyonu
Arama ayrıntıları, ses kayıtları ve özetler, doğru kişinin HubSpot zaman çizelgesine gerçek zamanlı olarak eklenir.
Entegrasyonu uyguladıktan sonra şu sonuçları gördük:
| Sonuç | Anlamı |
|---|---|
| 1.000'den fazla arama ve SMS kaydı otomatik olarak senkronize edildi | Dahili hatlar arasında artık manuel aktivite kaydı yok. |
| Haftada 20+ idari saat tasarruf edildi | Ekip, veri girmek yerine müşterilere yardım etmek için daha fazla zaman harcayabiliyor. |
| Takip verimliliğinde %45 iyileşme | Temsilciler müşterilerle iletişime geçmeden önce önceki görüşmelere erişebiliyor. |
| %99 CRM veri doğruluğu | Otomatik senkronizasyon, iletişim kayıtlarının eksiksiz ve tutarlı kalmasına yardımcı oluyor. |
En büyük iyileşme, ekibin sonunda HubSpot'taki bilgilere güvenebilmesiydi.
Bir kişi kaydını açan herkes, o müşteriyle ilişkili aramaları ve kısa mesajları, ayrıca neler olduğuna dair kısa bir özeti görebiliyordu.
Mesajları otomatik olarak HubSpot'a gönderen WhatsApp Business Sync ve Telegram Bot Entegrasyonumuz dahil, diğer iletişim kanalları için de benzer entegrasyonlar geliştirdik.
Hangi Entegrasyon Seçeneğini Seçmelisiniz?
En iyi seçenek, entegrasyondan ne beklediğinize bağlıdır.
İşte karar vermenin basit bir yolu:
- RingCentral'ın resmi uygulamasını seçin: Uygun bir RingEX planı kullanıyorsanız ve esas olarak HubSpot'tan arama yapmak ve temel aktivite kaydı istiyorsanız. Önce birkaç kullanıcıyla test etmek ve ekibinizin ihtiyaç duyduğu her şeyi yakalayıp yakalamadığını kontrol etmek iyi bir fikirdir.
- Zapier veya Make'i seçin: Yalnızca az sayıda arama ve mesajı kaydetmeniz gerekiyorsa ve bir geliştirici tutmadan çalışan bir çözüm istiyorsanız.
- Özel bir API entegrasyonu seçin: Her dahili hat genelinde güvenilir senkronizasyona ihtiyacınız varsa, ses kayıtlarını ve yapay zeka özetlerini dahil etmek istiyorsanız veya kişi eşleştirme ve aktivite sahipliği üzerinde daha fazla kontrol istiyorsanız.
Ekibiniz için hangi yaklaşımın doğru olduğundan hâlâ emin değil misiniz?
HubSpot'ta yakın zamandaki on kişiyi açıp aktivite geçmişlerini ilgili RingCentral arama günlükleriyle karşılaştırarak başlayın. Bu, nelerin eksik olduğu ve mevcut entegrasyonunuzun yeterli olup olmadığı konusunda size daha iyi bir fikir verecektir.
Sonuç
Telefon aramaları ve kısa mesajlar, müşteri görüşmelerinin en önemlilerinin yaşandığı yerlerdir. Bu etkileşimler HubSpot yerine RingCentral'da kaldığında ekipler değerli bağlamı kaybeder, takipler kaçırılır ve raporlar tam resmi yansıtmaz.
İki platformu bağlamak her şeyi bir araya getirmeye yardımcı olur. Aramalar, mesajlar, ses kayıtları ve özetlerin hepsi doğru HubSpot kişisinde otomatik olarak görünebilir.
RingCentral'ın resmi uygulamasını, no-code bir otomasyon platformunu veya özel bir API entegrasyonunu kullanın; önemli olan sistemin güvenilir şekilde çalıştığından emin olmaktır.
Telefon numarası biçimlendirmesine, kişi eşleştirmeye ve kullanıcı eşleştirmesine en baştan dikkat edin. Bu küçük ayrıntılar, entegrasyonun zaman içinde ne kadar iyi çalışacağında büyük fark yaratabilir.
Sık Sorulan Sorular
RingCentral'ın resmi bir HubSpot entegrasyonu var mı?
Evet. RingCentral, HubSpot App Marketplace'te bulunan ve RingEX by RingCentral adını taşıyan, HubSpot Certified App onaylı bir uygulama sunar. Arama ve aktivite kaydını destekler ve bir RingEX Core, Advanced veya Ultra planı gerektirir.
Arama kayıtları HubSpot'ta saklanabilir mi?
Evet. RingCentral'ın resmi uygulaması arama kayıtlarını kişi kayıtlarına işleyebilir. Özel bir entegrasyon da her arama aktivitesine ses kaydı bağlantılarını ve yapay zeka tarafından oluşturulan özetleri ekleyebilir.
SMS mesajları HubSpot'ta görünür mü?
Evet. Resmi RingCentral uygulaması SMS kaydını destekler. Ayrıca her dahili hattaki kısa mesajları doğru kişinin zaman çizelgesine senkronize edecek özel bir entegrasyon da geliştirebilirsiniz.
RingCentral ve HubSpot'u bağlamak için bir geliştiriciye ihtiyacım var mı?
Zorunlu değil. RingCentral'ın resmi uygulamasını kullanabilir veya kod yazmadan Zapier ya da Make üzerinden temel bir iş akışı kurabilirsiniz.
Ancak gelişmiş kişi eşleştirme, arama kayıtları, yapay zeka özetleri ve bilgilerin nasıl senkronize edileceği üzerinde daha fazla kontrol içeren özel bir entegrasyona ihtiyacınız varsa geliştirme çalışması gerekir.
Özel bir entegrasyonu geliştirmek ne kadar sürer?
Aramaları ve SMS mesajlarını senkronize eden temel bir entegrasyonun geliştirilmesi birkaç gün sürebilir.
Ayrıca arama kayıtlarına, yapay zeka özetlerine, dahili hattan kullanıcıya eşleştirmeye ve anlaşmalar veya destek talepleriyle ilişkilendirmelere ihtiyaç duyuyorsanız, gereksinimlere bağlı olarak proje yaklaşık bir ila üç hafta sürebilir.